IMPLEMENTASI DATABASE UNTUK SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR (STUDI KASUS DI SKPD KECAMATAN WELAK-KABUPATEN MANGGARAI BARAT-NTT)

Abstract

SKPD Kecamatan Welak sebagai salah satu instansi pemerintah yang telah dibentuk dengan Peraturan Daerah Kabupaten Manggarai Barat Nomor 37 Tahun 2007 adalah wilayah pemekaran dari Kecamatan Lembor. Kecamatan sebagai ujung tombak dalam melaksanakan berbagai program kegiatan pemerintah terutama dalam hal kegiatan surat menyurat perlu ditangani dengan baik. Proses pengelolaan dan pencatatan agenda surat di Kecamatan Welak saat masih dilakukan secara manual, sulit menemukan kembali surat yang tidak diarsipkan, tindak lanjut dan aksi pelaksanaan memerlukan waktu yang lama serta membutuhkan tempat penyimpanan yang banyak, dan waktu pencarian yang lama. Berpedoman pada hal tersebut di atas makapenulis mencoba membuat sebuah program sistem informasi pengelolaan surat yang dapat menjadi alat bantu sub bagian umum Kantor Kecamatan Welak dalam memberikan layanan administrasi surat menyurat yang lebih baik yaitu efektif dalam hal proses pengolahannya tidak membutuhkan waktu lama dan efisien dalam hal tidak membutuhkan penyimpanan yang banyak Sistem Informasi Manajemen Surat Masuk dan Surat Keluar berbasis PHP dan MySQL ini akan sangat mendukung penyelenggaraan tugas dan fungsi pada SKPD Kecamatan Welak – Manggarai Barat-NTT sehingga nanti akan bermanfaat untuk meningkatkan efektivitas dan efesiensi dalam pelaksanaan sistem persuratan, terdokumentasinya data/dokumen terpusat, lengkap dan aman, memperoleh kualitas layanan yang mudahdan cepat.